POLITYKA PRYWATONOŚCI

Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z funkcjonowaniem strony internetowej https://kongresnumizmatyczny.pl/ oraz organizacją Polskiego Kongresu Numizmatycznego. Dokument stanowi wykonanie obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i art. 14 RODO.

Pojęcia użyte w niniejszej Polityce wielką literą, niezdefiniowane w jej treści, mają znaczenie nadane im w Regulaminie Polskiego Kongresu Numizmatycznego dostępnym na Stronie.

§ 1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest SALON NUMIZMATYCZNY MATEUSZ WÓJCICKI sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (adres: ul. Zwiadowców 9, 52-207 Wrocław), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000977590, NIP 8992929535, REGON 522434102, kapitał zakładowy 100.000,00 zł (dalej: „Administrator”).
2. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych jest możliwy:
1) za pośrednictwem adresu e-mail: biuro@wojcicki.pl;
2) pisemnie na adres siedziby wskazany w ust. 1, z dopiskiem „Dane osobowe”.
3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

§ 2. Źródła pozyskania danych

1. Dane osobowe pozyskiwane są bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, w szczególności w związku z:
1) wypełnieniem formularza rejestracyjnego na Wydarzenie;

2) korzystaniem z formularza kontaktowego lub kontaktem z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu albo poczty tradycyjnej;

3) zapisem na newsletter, o ile usługa ta jest świadczona w danej edycji;

4) udziałem w Wydarzeniu w charakterze Uczestnika, Prelegenta lub przedstawiciela Partnera.

2. Część danych gromadzona jest automatycznie w toku korzystania ze strony internetowej, w szczególności adres IP, identyfikator urządzenia, czas wizyty oraz dane pochodzące z plików cookies; szczegóły określa § 8.

3. W przypadkach uzasadnionych okolicznościami dane mogą być pozyskiwane od osób trzecich – w szczególności od pracodawcy delegującego pracownika na Wydarzenie lub od współpracującego z Administratorem Prelegenta wskazującego osobę kontaktową. W takim wypadku Administrator wykonuje obowiązek informacyjny zgodnie z art. 14 RODO w terminach wynikających z art. 14 ust. 3 RODO (w szczególności nie później niż w ciągu miesiąca od pozyskania danych, a w razie pierwszego kontaktu lub pierwszego ujawnienia danych – najpóźniej przy tej czynności).

§ 3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

1. Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach, na wskazanych podstawach prawnych i przez wskazane okresy:

1) Rejestracja na Wydarzenie oraz komunikacja organizacyjna z Uczestnikiem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – do zakończenia danej edycji oraz rozliczenia udziału (w tym rozpatrzenia reklamacji i rozliczeń), a następnie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

2) Rozliczenia, w tym wystawianie faktur i prowadzenie ewidencji księgowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przez okres wymagany przepisami prawa dla dokumentacji księgowej (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie).

3) Obsługa korespondencji niezwiązanej z umową (formularz kontaktowy, e-mail, telefon) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – do 3 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że okoliczności uzasadniają dłuższe przechowywanie (np. roszczenia).

4) Newsletter, w tym przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną oraz informowanie o kolejnych edycjach Wydarzenia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej – do wycofania zgody; po wycofaniu zgody dane mogą być przechowywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykazania faktu udzielenia i cofnięcia zgody (rozliczalność).

5) Utrwalanie oraz publikacja materiałów foto/wideo z Wydarzenia w celach dokumentacyjnych, archiwalnych i promocyjnych – w zakresie ujęć zbiorowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie ujęć indywidualnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO – odpowiednio:

a) ujęcia zbiorowe: do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu albo do czasu, gdy dalsze przechowywanie nie jest niezbędne dla wskazanych celów;

b) ujęcia indywidualne: do wycofania zgody, z zastrzeżeniem, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem rozpowszechniania dokonanego przed jej wycofaniem.

6) Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – do upływu terminów przedawnienia roszczeń albo do prawomocnego zakończenia sporu (w zależności od tego, co nastąpi później).

7) Zapewnienie bezpieczeństwa strony internetowej oraz przeciwdziałanie nadużyciom – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – do 12 miesięcy od zarejestrowania zdarzenia, chyba że incydent uzasadnia dłuższe przechowywanie.

2. Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest dobrowolne, jednak niezbędne do Rejestracji i udziału w Wydarzeniu; podanie danych do faktury jest niezbędne do jej wystawienia; zgody marketingowe są dobrowolne i nie warunkują udziału w Wydarzeniu.

§ 4. Odbiorcy danych

1. Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom współpracującym z Administratorem w celu realizacji Wydarzenia i obsługi strony internetowej, w szczególności:
1) dostawcom usług IT – hostingu strony, systemu rejestracji, systemu mailingowego, narzędzi komunikacji wewnętrznej oraz narzędzi analitycznych;

2) dostawcom usług płatniczych – jeżeli udział w edycji jest odpłatny;

3) podmiotowi prowadzącemu obiekt konferencyjny – w zakresie niezbędnym do organizacji Wydarzenia stacjonarnego, w tym list gości i identyfikatorów;

4) kancelariom prawnym, biurom rachunkowym i podatkowym – w zakresie obsługi działalności Administratora;

5) operatorom pocztowym i kurierskim – w zakresie przesyłki tradycyjnej.

2. Udostępnienie danych następuje na podstawie umów powierzenia przetwarzania zgodnych z art. 28 RODO, z wyjątkiem podmiotów występujących jako niezależni administratorzy (w szczególności operatorów pocztowych oraz organów publicznych).

3. Wykaz konkretnych podmiotów współpracujących udostępniany jest na wniosek skierowany na adres e-mail wskazany w § 1 ust. 2.

4. Dane osobowe Uczestników nie są przedmiotem sprzedaży ani nie są udostępniane osobom trzecim w celach marketingowych tych osób trzecich.

5. Dane osobowe mogą zostać udostępnione organom publicznym uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w zakresie i trybie tam określonym.

§ 5. Przekazywanie danych do państw trzecich

1. Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

2. Niektórzy dostawcy usług IT (w szczególności dostawcy narzędzi analityki internetowej, narzędzi mailingowych oraz usług chmurowych) mogą przechowywać lub przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym na terytorium Stanów Zjednoczonych. Każde takie przekazanie odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmów zgodnych z art. 44–49 RODO, w szczególności:

1) decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym ram ochrony danych UE–USA („EU-U.S. Data Privacy Framework”), albo

2) standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, w razie potrzeby wraz z dodatkowymi środkami technicznymi i organizacyjnymi.

3. Wykaz dostawców, którzy przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, wraz ze wskazaniem zastosowanego mechanizmu przekazania, udostępniany jest na wniosek skierowany na adres e-mail wskazany w § 1 ust. 2.

§ 6. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

1) prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – uzyskanie potwierdzenia czy dane są przetwarzane, oraz uzyskanie ich kopii;

2) prawo do sprostowania (art. 16 RODO) – żądanie poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych;

3) prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – w przypadkach wskazanych w RODO, w szczególności, gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, albo zgoda została wycofana;

4) prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – żądanie wstrzymania określonych operacji na danych;

5) prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – otrzymanie danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz ich przesłanie innemu administratorowi, w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;

6) prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) – wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w szczególności w odniesieniu do celów wskazanych w § 3 ust. 1 pkt 3, pkt 5 (w zakresie ujęć zbiorowych), pkt 6 oraz pkt 7; w przypadku wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego dane nie są dalej przetwarzane do takich celów;

7) prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO) – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem; zgodę można wycofać tą samą drogą, którą została udzielona, albo przez wiadomość przesłaną na adres e-mail wskazany w § 1 ust. 2.

2. Wykonanie powyższych praw następuje przez przesłanie żądania na adres e-mail wskazany w § 1 ust. 2. W celu weryfikacji tożsamości Administrator może zwrócić się o dodatkowe informacje. Odpowiedź na żądanie udzielana jest bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od jego otrzymania; w sprawach skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym osoba składająca żądanie zostanie poinformowana.

3. W razie uznania, że przetwarzanie narusza przepisy RODO, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

§ 7. Czas przechowywania danych

Okresy przechowywania danych dla poszczególnych celów przetwarzania określa § 3 ust. 1. Po upływie właściwego okresu dane są usuwane albo anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

§ 8. Pliki cookies

1. Pliki cookies są wykorzystywane w następujących kategoriach, w opisanych celach, na wskazanych podstawach prawnych i przez wskazany czas:

1) cookies niezbędne – w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, obsługi formularzy oraz bezpieczeństwa sesji – umieszczane bez zgody użytkownika na podstawie art. 399 ust. 3 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej; w zakresie przetwarzania danych osobowych podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu działania i bezpieczeństwa serwisu) – przez czas trwania sesji albo do czasu wygaśnięcia danego pliku cookie;

2) cookies funkcjonalne – w celu zapamiętania ustawień i preferencji użytkownika – na podstawie art. 399 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – do czasu wycofania zgody albo do czasu wygaśnięcia danego pliku cookie;

3) cookies analityczne – w celu tworzenia statystyk korzystania ze strony oraz poprawy jej funkcjonalności – na podstawie art. 399 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – do czasu wycofania zgody albo do czasu wygaśnięcia danego pliku cookie;

4) cookies marketingowe – w celu prowadzenia działań marketingowych i dopasowania treści reklamowych (w tym remarketingu) – na podstawie art. 399 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – do czasu wycofania zgody albo do czasu wygaśnięcia danego pliku cookie.

2. Zgoda na cookies inne niż niezbędne jest wyrażana za pośrednictwem bannera cookies. Zgoda może zostać w każdym czasie zmieniona albo wycofana w panelu ustawień cookies udostępnionym na stronie.

3. Niezależnie od ustawień wskazanych w ust. 2, przeglądarka internetowa może zostać skonfigurowana w sposób uniemożliwiający zapisywanie plików cookies albo ograniczający ich stosowanie. Wyłączenie niektórych kategorii cookies może wpływać na funkcjonalność strony lub utrudniać korzystanie z wybranych funkcji.

4. Niektóre cookies mogą pochodzić od podmiotów trzecich (np. dostawców narzędzi analitycznych lub marketingowych). Szczegółowe informacje (w tym nazwy plików cookies, dostawcy oraz okres ich działania) są udostępniane w panelu ustawień cookies.

§ 9. Wizerunek na Wydarzeniu

1. Wydarzenie stanowi imprezę publiczną w rozumieniu art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Przebieg Wydarzenia jest utrwalany w formie fotograficznej, audio i wideo do celów dokumentacyjnych, archiwalnych i promocyjnych.

2. Szczegółowe zasady utrwalania i rozpowszechniania wizerunku, w tym podział na ujęcia zbiorowe i indywidualne, zasady funkcjonowania strefy bez fotografowania oraz tryb zgłoszenia sprzeciwu, określa § 10 Regulaminu Wydarzenia.

3. Niezależnie od postanowień Regulaminu, osobie, której wizerunek dotyczy, przysługują uprawnienia wskazane w § 6 niniejszej Polityki, w tym prawo wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania wizerunku.

§ 10. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych adekwatną do ryzyka i charakteru zagrożeń, zgodnie z art. 32 RODO. Obejmują one w szczególności: szyfrowanie transmisji protokołem HTTPS, kontrolę dostępu do systemów, szkolenie osób upoważnionych do przetwarzania, ocenę dostawców pod kątem zgodności z RODO oraz politykę bezpieczeństwa haseł.

2. Mimo zachowania należytej staranności żaden ze stosowanych środków nie zapewnia bezwzględnej ochrony. W razie stwierdzenia naruszenia ochrony danych mogącego skutkować wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, Administrator dokonuje zawiadomienia zgodnie z art. 34 RODO.

§ 11. Profilowanie

1. Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na te osoby, w rozumieniu art. 22 RODO.

2. Administrator może stosować ograniczone formy profilowania w obszarze marketingu, w szczególności segmentację odbiorców newslettera oraz personalizację przekazów w mediach społecznościowych, wyłącznie na podstawie zgody i bez skutków prawnych dla osób, których dane dotyczą.

3. Strona internetowa oraz Wydarzenie nie są kierowane do osób, które nie ukończyły 16. roku życia. Administrator nie zbiera świadomie danych osobowych takich osób. W razie rejestracji osoby małoletniej działanie podejmuje jej przedstawiciel ustawowy.

§ 12. Zmiany Polityki

1. Polityka może podlegać zmianom z uzasadnionych przyczyn, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, stosowanych narzędzi technicznych, organizacji Wydarzenia albo struktury Administratora.

2. O zmianach Polityki Administrator informuje przez publikację jej nowej wersji na stronie internetowej. W razie zmiany istotnie wpływającej na prawa osób, których dane dotyczą, Administrator dodatkowo zawiadamia o niej drogą elektroniczną – w stosunku do osób, których adres jest mu znany.

3. Niniejsza wersja Polityki obowiązuje od dnia 01.04.2026 Wcześniejsze wersje udostępniane są na wniosek.